Análisis de problemas... desde lo más grande y peligroso a lo más personal y cotidiano.

Análisis de problemas... desde lo más grande y peligroso a lo más personal y cotidiano.

Por Cecilio Andrade.

"Es dudoso que el ingenio humano logre crear un enigma

que el mismo ingenio humano no resuelva."

Edgar Allan Poe.

No hace ni una semana estaba trabajando mano a mano junto a mis amigos, compañeros y grandísimos profesionales de la Escuela de las Tres Armas en un programa HEAT, Hostile Environment Awareness Training, por sus siglas en inglés y traducible como Entrenamiento de Conciencia de Entorno Hostil, para Helsinki España.  

Y fue aquí, durante estas jornadas, ante varias situaciones que se habían producido generando potenciales problemas con riesgo de enquistarse en el futuro, donde escuchaba en boca de un "gran" amigo y mejor profesional nombrar el método que a continuación describiré.

Tras sonreír con la idea de que después de todo sin duda es una suerte que tu entorno esté conformado por individuos con la misma enfermedad mental que tu mismo, pasé a un pensamiento del tipo “que bueno que conozcan y apliquen esté método”, pero a la vez me preguntaba si era muy conocido o, por el contrario, solo lo conocían y aplicaban cuatro “frikis” de la seguridad como los que me rodeaban. 

Es por ello que se me ocurrió escribir el presente artículo sobre una de las herramientas de análisis e investigación que a mi parecer debiera ser de las más utilizadas en distintos aspectos de la vida; desde la personal y familiar hasta la profesional y laboral de cualquier ámbito.

Personalmente lo aplico tanto para analizar e investigar incidentes de forma retrospectiva como para evaluar situaciones cara el futuro, desde eventos de seguridad ya pasados como análisis de riesgos de proyectos en curso... así como en mi vida personal y familiar.

Tanto si ya han leído artículos míos, como si han asistido a clases o seminarios online y presenciales, como si han formado parte de proyectos comunes en los que hemos compartido responsabilidades, en todo esos casos sin duda han podido leerme o escucharme enumerar cada una de las preguntas que conforman este sencillo y tan eficaz método.

Entonces ¿de qué método estoy hablando?

Análisis 5W2H.

Todos sabemos que la mitad de la solución de cualquier problema o enfoque de un proyecto es saber hacer las preguntas adecuadas, ya que las mismas preguntas, al enunciarlas, nos dan una guía segura y firme.

Pues he aquí que este método es un magnífico enfoque de preguntas de análisis que cuestiona las características fundamentales de toda situación, evento, incidente, problema y/o estrategia o táctica a aplicar.

Con estas simples siete preguntas logramos recopilar datos que, al unirse, facilitan el generar una representación global de todo lo que necesitemos analizar o evaluar, ya sea, como dije, un evento, un interés, una situación, un incidente, un contexto o un procedimiento.

Esta herramienta se compone de siete preguntas formuladas por sus términos en inglés, algo que a la mayoría sorprenderá dado mi defensa por un léxico profesional basado en el idioma común del castellano. Pero en este caso, y en algunos más, reconozco que utilizar el inglés facilita su empleo desde un aspecto pragmático de mnemotecnia aplicada al día a día.

Este sistema de análisis es más conocido en su versión abreviada de 5W1H con seis pasos, pero reconozco de nuevo que prefiero aplicar los siete pasos, 5W2H, que es la que paso a describir.

Las preguntas básicas son:

• What                  ¿Qué? 
• Who                   ¿Quién? 
• When                 ¿Cuándo? 
• Where                ¿Dónde?
• Why.                   ¿Por qué?
• How.                   ¿Cómo?
• How much?        ¿Cuánto?

Veamos de forma somera el propósito de cada pregunta.

• ¿Qué? 
• Debe describir claramente la situación; el evento o problema específico; o explicar básicamente el propósito del empleo del método. 
• Si es posible, también debería indicar el objetivo general del análisis y/o aplicación de la solución que se identifique.

• ¿Quién? 
• Se refiere a las personas o grupos específicos relevantes para el tema o la situación. 
• Debe incluir:
• La posible responsable del problema y/o incidente.
• A la persona o personas que descubrieron el problema.
• La que posiblemente pueda resolverlo.
• Y la que será responsable de aplicar la posible solución.

• ¿Dónde? 
• Debe definir la ubicación o posición exacta del asunto reconocido. 
• Puede ser un lugar, una instalación o incluso un proceso determinado. 

• ¿Cuándo?
• El momento debe incluir todos los componentes de la situación relativos a factores de tiempo, día, hora, minutos..… 
• Debe indicar el calendario, el plazo, la duración o cualquier otro detalle que pueda ayudar a la comprensión o resolución del problema. 

• ¿Por qué? 
• Aunque cada uno de ellos es vital para lograr un enfoque eficaz de las preguntas, el porqué es probablemente uno de los elementos más importantes del método. 
• Explica en detalle la razón y los objetivos que hay detrás de la necesidad de actuar o por qué hay que aplicar el método en primer lugar. 
• Esta última W también suele preguntarse cinco veces para descubrir la raíz de la situación y evitar que se repita. 
• Este enfoque se denomina análisis de los 5 porqués. 
• ¿Cómo? 
• Siendo el penúltimo elemento del método, especifica los pasos sobre cómo debe llevarse a cabo el/los plan/es identificado/s. 

• ¿Cuánto?
• Aquí incluimos todos los recursos, plazos, herramientas, métodos, medios y costos necesarios para que el esfuerzo sea eficaz. 

Resumiendo, formular esta escala de preguntas, el método 5W2H, llegar al fondo de las cuestiones analizadas e investigadas, estructurando sistemáticamente los pensamientos y destacando la información importante. En consecuencia, esto puede ayudar a reconocer los problemas potenciales y las posibles soluciones relacionadas con el escenario. 

Cualquier persona puede utilizar esta herramienta, ya que tan solo requiere un mínimo de conocimiento y una gran dosis de sentido común, después de todo es la utiliza de forma parcial todo el mundo sin darse cuenta, ya que es de aplicación en todos los ámbitos laborales y personales de forma  casi inconsciente. Es por ello que estas 7 siete preguntas se pueden aplicar en todos los diferentes ámbitos de trabajo o de la vida cotidiana. 

Es muy utilizada para investigación periodística, para el análisis de riesgos, investigación de delitos, así como para la gestión de proyectos tanto para la planificación de los mismos, como para la elaboración de los programas de trabajo de dichos proyecto. 

Un ejemplo muy general y básico.

Incluso sin tener conocimientos o experiencia es fácil deducir que la planificación de un proyecto cuenta con distintos elementos. Dentro de los cuales y a modo de principales y básicos podríamos definir algunos como:

• Objetivos.
• Alcance.
• Recursos.
• Tanto materiales como económicos y humanos.
• Responsables.
• Cronograma de trabajo o periodo de tiempo de duración del proyecto.
• Actividades a realizar.

Si queremos trasladar estas preguntas hacia cualquier proyecto que queramos desarrollar, con el fin de no olvidarnos de cualquiera de estos elementos podríamos formular las siguientes preguntas: 

• WHY?:
• ¿Porqué se va a hacer este proyecto?
• OBJETIVO.
• WHERE?:
• ¿Dónde o hasta dónde abarcará este Proyecto?
• ALCANCE.
• WHAT?:
• ¿Qué se va a necesitar en este Proyecto?
• RECURSOS.
• WHO?:
• ¿Quiénes van a realizar estas actividades?
• RESPONSABLES.
• WHEN?:
• ¿Cuándo se realizará el Proyecto?
• PERIODO o CRONOGRAMA.
• HOW?:
• ¿Cómo se va a realizar el proyecto?
• ACTIVIDADES.
• HOW MUCH?
• ¿Cuánto debemos invertir en horas-persona, en recursos y en presupuesto?
• COSTOS o INVERSIÓN.

Otro ejemplo simple.

Estas 7 preguntas también podemos trasladarlas a otras áreas de trabajo como puede ser el de investigación de incidentes y/o delitos.

Supongamos un incidente con perdidas materiales muy graves y lesiones a personas, tras lo cual se asigna al investigador encargado y realizar la recolección de datos.

Para lo cual podrá proceder a realizar las preguntas en la secuencia de nuestro método. 

• ¿Qué fue lo que ocurrió?
• ¿Quiénes estaban involucrados?
• ¿Cuándo sucedió?
• ¿Dónde sucedió?
• ¿Por qué sucedió?
• ¿Cómo sucedió? 
• ¿Cuánto representa en pérdidas?

Sin duda dirán que son preguntas muy obvias, pero en la práctica es muy común que estas preguntas básicas no se formulen, con lo que conlleva a que no se tomen las anotaciones de los detalles básicos necesarios para conocer lo básico y fundamental del incidente o asunto investigado. 

Incluso sorprende las veces que tras preguntar acerca de un evento grave recibir respuestas del tipo "No sé", "No pregunté", "No se me ocurrió", lo que denota una falta de método de trabajo en la persona que brinda este tipo de respuestas.

Son las mismas preguntas que empleamos para cualquier investigación preliminar de un accidente. Si ya hemos realizado o participado de alguna investigación de accidente, nos percatamos que son las preguntas básicas que siempre se deben hacer. 

Esta herramienta, junto con el método de los 5 Porqués y el Diagrama de Ishikawa, nos ayudarán bastante en este tipo de investigaciones.

Un adaptativo y sencillo procedimiento.

Cada vez que quiero analizar un procedimiento de trabajo, me planteo siempre este tipo de preguntas, ya que me permite diversificar la forma de las preguntas sin cambiar las básicas.

• WHAT?
• ¿Qué se va a realizar?
• ¿Qué quiero lograr?
• OBJETIVO GENERAL.

• WHY?
• ¿Porqué debo hacerlo?
• OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

• WHERE?
• ¿Dónde se va realizar?
• ¿Hasta dónde debo actuar?
• ALCANCE.

• WHO?
• ¿Quién lo va a realizar?
• ¿Quiénes están involucrados con la tarea?
• RESPONSABILIDADES.

• WHEN?
• ¿Cuándo se va a realizar? 
• ¿Hasta cuándo se actuará?
• TIEMPO O FECHA DE INICIO O LÍMITE.

• HOW?
• ¿Cómo debe realizarse?
• DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES.

• HOW MUCH?
• ¿Cuánto tardará esta actividad?
• ¿Cuánto personal se necesitará?
• ¿Cuántos y qué tipo de recursos se requieren?
• DETALLES DEL PROCESO 

¿Dónde y cómo lo aplicamos?

La validez de esta herramienta radica principalmente en que nos ayuda a contemplar todos los factores necesarios para una investigación, proyecto o trabajo que debamos realizar. También nos ayudará a organizarlos para poder ordenarlos, realizar su seguimiento y gestionarlos. 

Pese a todo lo anterior, se preguntarán si este método aparentemente solo de negocios y gestión empresarial, o como mucho de investigación, nos es útil como operadores armados, responsables de seguridad, instructores operativos y/o tácticos…. Etc. 

Permítanme plantearles una serie sencilla y corta de preguntas aplicando el mismo método para autodefinirse a si mismo, buscando poder aplicarlo a cada uno de uds en sus desempeños diarios y personales.

• ¿Qué implican las 5W2H para mi día a día? 
• ¿Debo o puedo aplicarlas? 
• ¿Cómo las podría utilizar?
• ¿Dónde y en qué contexto podría emplearlas?
• ¿Cuándo las podría utilizar? 
• ¿Porqué es importante que lo utilice? 
• ¿Cuánto me supondría utilizar este método?

Al plantearnos estas preguntas nos aseguramos de tratar la mayoría de los detalles necesarios para comprender mejor todo. 

En conclusión.

Hablamos de una herramienta muy amigable y cómoda en cuanto a su implementación, ya que, si llevamos paso a paso y pregunta por pregunta, nos facilita enormemente mucho nuestro trabajo de análisis y toma de decisiones, y que a su vez también podemos complementar con otras herramientas de análisis de riesgos. 

Es un método que puede ayudar a delinear una situación o tarea determinada con una mejor comprensión del asunto. 

Cuando se usa con herramientas de creación de plantillas, diagramas de flujo de causa y efecto, ayuda a visualizar soluciones efectivas para problemas, o incluso para estructurar una organización o procedimiento. 

Con el método y utilizando herramientas de creación de diagramas, puede facilitar a los equipos o grupos de personas a ver la imagen completa y no los diferentes aspectos de una situación o problema. Es una forma estructurada para que ver todos los aspectos posibles de un problema o incidente y sus soluciones, así como encuentran el vínculo a las soluciones para lograr el objetivo deseado. 

La versatilidad del método radica también en su sencilla aplicabilidad, desde problemas del día a día hasta complejas tareas organizativas u objetivos de gestión de proyectos.

Lo empleo de forma natural en mi día día, personal y profesionalmente, es por ello que puedo recomendarlo como uno de los mejores métodos intuitivos de resolución e investigación de problemas.

Cuídense y cuiden de los suyos.

Los Ángeles de San Rafael, Segovia. Junio 2025.